Privacy statement

Privacy Statement Sociom, organisatie voor sociaal werk. Versie mei 2018

Sociom Zwaanstraat 7
5431 BP Cuijk Tel. 0485 700 500 info@sociom.nl www.sociom.nl

Dit is het Privacy Statement van Sociom. Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren, verwerkt Sociom uw persoonsgegevens. Sociom acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Sociom veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Sociom een Privacy Statement?

Wij hebben in dit Privacy Statement voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in dit Privacy Statement lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgegeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop!

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u de website van Sociom bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een cookie.

Op het moment dat uw persoonsgegevens door uzelf of door derden met Sociom worden gedeeld verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Waarop is dit Privacy Statement van toepassing?

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Sociom van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.

Van wie verwerkt Sociom persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van Sociom bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer inwoners van het Land van Cuijk, medewerkers, stagiairs en vrijwilligers van Sociom. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen waar we een zakelijke relatie mee hebben.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt dit Privacy Statement aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe Sociom omgaat met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegeven?

De verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens is Sociom, gevestigd aan Zwaanstraat 7, 5431 BP te Cuijk. De verantwoordelijke is degene die formeel- juridisch beslist of en zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze.

Waarvoor gebruikt Sociom uw persoonsgegevens?

Sociom mag enkele persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijk grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:

  • uw toestemming;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van een ernstig gevaar van uw gezondheid;
  • de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk met het oog op het belang van Sociom (gerechtvaardigd belang) waarbij uw belang niet prevaleert.

Sociom verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:

  • oppakken en aanpakken van (complexe) individuele en lokale, sociale samenlevingsvraagstukken;
  • stimuleren van de eigen kracht, talenten en mogelijkheden van inwoners (individuen, gezinnen en/ of groepen) ten behoeve van versterking van hun deelname aan de maatschappij;
  • ondersteunen en begeleiden van inwoners bij het vinden van eigen oplossingen voor hun vragen en bij omgaan met knelpunten;
  • informeren en inwoners over individuele en collectieve voorzieningen, regelingen en mogelijkheden;
  • organiseren van individuele en groepsgerichte en/of collectieve activiteiten/cursussen
  • zoeken naar samenwerking met diverse formele en informele betrokkenen, zoals professionals, vrijwilligers en wijkinwoners.

Persoonsgegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren, uw vragen te verwerken, uw verzoeken te beantwoorden en om onze dienstverlening te kunnen verantwoorden naar onze opdrachtgevers en klanten.

Hoe gaat Sociom met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft Sociom dit beleidsdocument opgesteld.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens, vanaf 25 mei 2018 betreft dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit dit Privacy Statement niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij Sociom. U kunt ook rechtstreeks uw klacht indienen bij de Autoriteiten Persoonsgegevens (AP).

De contactgegevens zijn:

Sociom klachten@sociom.nl Zwaanstraat 7
5431 BP Cuijk Tel. 0485 700 500

De Autoriteiten Persoonsgegevens Bezuidenhoutseweg 30 2594 AV Den Haag 0900-2001201

Veilig

Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft Sociom passende technische en organisatorische maatregelen. Wij hebben de toegang tot onze systemen, computer (netwerken), servers, printers beveiligd. Papieren informatie wordt beveiligd door middel van afsluitbare kasten. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Sociom niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantengegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor een selecte groep medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk

We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Sociom is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit ook eveneens voor derden die door Sociom, zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom, iedereen de inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoelang bewaren we uw gegevens?

Sociom bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven. Sociom kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is verleent Sociom haar medewerking.

Doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de Europese Unie

Sociom zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een modelovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Persoonlijk contact met Sociom

Veel contacten tussen u en Sociom verlopen telefonisch, via persoonlijke gesprekken (inloopspreekuur, intakegesprek), via formulieren, e-mail of Social Media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Op verschillende manieren contact

Steeds vaker hebben cliënten onder andere via e-mail, Whatsapp, Social Media (Facebook, Twitter) of via www.sociom.nl contact met Sociom. Ook sms en chatten wordt ingezet. Natuurlijk wordt ook nog veel informatie uitgewisseld via brieven en formulieren. Het initiatief om contact te hebben kan bij u vandaan komen maar ook vanuit Sociom. De persoonsgegevens die u daarbij aan ons doorgeeft, kunnen door Sociom worden verwerkt. Bijvoorbeeld om uw vragen te beantwoorden of om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.

Bellen met Sociom

Als u ons belt of wij u bellen kunnen we het telefoongesprek opnemen. Dat doen we om onze medewerkers te kunnen trainen, coachen en beoordelen en om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren zodat we u beter van dienst kunnen zijn.

Bezoek aan de website van Sociom

Wat doen we met uw IP-adres?

Als u onze website bezoekt, registeren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waardoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met uw bezoekgegevens?

Op de websites van Sociom worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door de website van Sociom klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag.

Wat doen we met cookies?

Sociom gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een eenvoudig klein tekstbestandje dat met pagina's van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Wat zijn uw rechten?

Wanneer Sociom persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Wij stellen u op de hoogte als wij persoonsgegevens van u verwerken Sociom verstrekt voor het verwerken van uw gegevens informatie aan u betreffende onze identiteit, over de doelen waarvoor en de manieren waarop wij uw gegevens verwerken, over de regels die daarop van toepassing zijn, over de rechten die u heeft en hoe u daar invloed op kunt uitoefenen.

Deze informatieverstrekking kan achterwege blijven inden u reeds op de hoogte bent van de verwerking van uw gegevens of indien een mededeling aan u onmogelijk is of voor ons een onevenredige inspanning kost.

Inzage in uw gegevens

Bent u klant van Sociom en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw 'Recht van inzage'. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.

Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Sociom onrechtmatig is.

Recht van bezwaar

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Sociom kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of indien dit noodzakelijk is voor het nakomen van een wettelijke verplichting.

Recht op dataportabiliteit

Wanneer u zelf uw persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt heeft u in bepaalde gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat wij uw gegevens op gestructureerde, gangbare en machine leesbare wijze aan u zullen verstrekken, wanneer u ons daarom verzoekt.

Recht om toestemming in te trekken

Als Sociom alleen met uw toestemming uw persoonsgegevens heeft gebruikt, dan mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het intrekken van uw toestemming heeft dus geen gevolgen voor al uitgevoerde handelingen. Vermeld bij uw verzoek welke toestemming u wilt intrekken.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over dit privacy statement

Sociom kan dit Privacy Statement aanpassen. De meest recente versie vindt u altijd op www.sociom.nl.

Heeft u vragen of opmerkingen over ons Privacy Statement?

Neem dan gerust contact met ons op: info@sociom.nl